Сканирование и маршрутизация

Оптимизация электронного документооборота: сканирование и распознавание документов

Современные организации полностью перешли на электронный документооборот или находятся в стадии перехода. Однако, несмотря на ввод электронных документов, это не исключает использование документов на бумажных носителях, что требует аккуратного обращения, архивирования и хранения важных бумаг. Все это приводит к дополнительным временным затратам, ведь чтобы найти нужный документ в архиве, необходимо потратить как минимум несколько минут. А если архив находится в другом здании, потеря времени может составлять значительную часть рабочего дня.

МФУ: увеличение скорости сканирования

Современные организации оснащены многофункциональными устройствами (МФУ), выполняющими следующие функции:

• печать;
• создание копий документов;
• сканирование;
• перевод бумажных данных в электронный вид;
• автоматическое перемещение отсканированных файлов на e-mail и в сетевые папки.

МФУ позволяет сканировать и вводить в электронную систему сразу несколько документов и исключает необходимость покупки отдельных дорогих сканеров, предназначенных для распознавания отсканированных документов.

Дополнительного повышения производительности офисной работы можно добиться с помощью специальных многофункциональных программ, осуществляющих управление процессом сканирования и распознавания, согласование с ECM/ERP и ведение электронного документооборота. Отличительной чертой этих программ является сочетание простоты и мощности, позволяющие значительно экономить время на обработке данных.

Офисные МФУ — это:

• Удобство и параллельное заполнение карты документа при сканировании;
• Экономическая выгода за счет отказа от приобретения документ-сканеров;
• Ощутимое снижение времени обработки данных за счет высокой скорости и быстродействия программ.

Предлагаемые программные решения дают возможность вводить все необходимые атрибуты документа непосредственно в процессе сканирования с использованием ручного ввода или автоматического. Благодаря этому выигрывается время, которое ранее тратилось на отсылку отсканированных документов на e-mail, в заранее созданную папку и дальнейшее оформление специальной карточки со всей необходимой информацией о документе на компьютере.

Основные потребители программного обеспечения для МФУ:

• Маркетинговые и отделы по продажам;
• Структурные подразделения предприятий, занимающиеся сопровождением сделок;
• Закупочные отделы;
• Хозяйственные подразделения;
• Юридические службы;
• Бухгалтерия и финотделы.

Многофункциональное программное обеспечение является адаптированным под разные марки, поэтому позволяет произвести установку практически на всех существующих модельных исполнениях МФУ и работает без сбоев, что дает возможность вводить информацию сразу напрямую в ЕСМ/СЭД.

Принципы работы специальных программных продуктов для МФУ

Результат применения программ — заметное увеличение производительности труда за счет двух основных преимуществ:

• МФУ значительно увеличивает скорость сканирования;
• Сокращает время на подготовительные работы по оформлению карточек документа.

Специальные программы для повышения эффективности работы на МФУ:

	Nuance AutoStore — программное решение, объединяющее в себе ряд функций, расширяющих способности МФУ: индексация отсканированных данных, обработка и размещение файлов в структуре документооборота, системе ERP, различных программных продуктах и информационных базах.
	Nuance eCopy ShareScan — одна из лучших программ сканирования и распознавания (OCR), безопасное сохранение информации с отсканированных бумаг в базы данных и системные решения, управляющие контентом.
	HP Digital Sending Software — управляющая утилита в сочетании с пользовательским интерфейсом, оптимизирующие работу по цифровой рассылке информационных данных с принтеров HP LaserJet, приспособлений для электронной рассылки HP и сканеров HP Scanjet.
	HP Capture and Route — программа, позволяющая добиться максимальной скорости при оцифровке и размещении файлов в системе. На базе имеющихся устройств (МФУ, сканеры и прочие устройства для цифровой обработки и рассылки электронных документов) устанавливается интерфейс, благодаря которому нажатием кнопки бумажные источники информации просто и быстро преобразуются в электронные и направляются по заранее заданным адресам.
	Ricoh GlobalScan NX — программное решение, призванное оптимизировать процесс документооборота за счет «умного» сканирования, облегчает перевод и встраивание отсканированных данных в систему электронного документооборота.

Введение МФУ в печатную инфраструктуру вашей организации позволит рационально использовать выделяемый бюджет и увеличит производительность работы.